Văn Phòng Mở Là Gì? ⚡️ Đánh Giá Ưu Nhược Điểm Của Văn Phòng Mở

Văn phòng mở –  Open plan office đang là xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại rất được ưa chuộng hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu rõ về loại hình làm việc này. Vậy văn phòng mở là gì? Đặc điểm, ưu nhược điểm của kiểu thiết kế văn phòng này là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!

Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở được coi là nơi làm việc chung của tất cả các phòng ban, bộ phận trong một công ty. Thông qua thiết kế văn phòng mở, những bức tường, vách ngăn quá cao sẽ được dỡ bỏ để tạo thành không gian công cộng. Tất cả nhân viên và tất cả thiết bị làm việc sẽ hoạt động trong môi trường mở rộng này.

Giới kiến trúc, và đặc biệt là Frank Lloyd, coi loại hình văn phòng riêng, văn phòng khép kín, là khá cực đoan và gò bó. Một mô hình văn phòng hiện đại với không gian mở linh hoạt sẽ giúp nhân viên không bị bó buộc bởi những ranh giới khắt khe như không gian kín.

Một số thuật ngữ về văn phòng mở

Khi nhắc đến khái niệm văn phòng mở, bạn có thể dễ dàng gặp những thuật ngữ khó hiểu sau:

• Không gian mở (Open space): là một không gian rộng mở, không có sự ngăn chia. Mọi người đều có thể thao tác dễ dàng và di chuyển linh hoạt. Khái niệm đặc trưng này được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực thiết kế nội thất hiện đại. Văn phòng mở là văn phòng được thiết kế trong không gian mở.
• Không gian làm việc chung (Co-working space): là nơi nhiều nhân viên có thể làm việc và sử dụng cùng nhau mà không bị ai sở hữu.
• Phòng kín (Closed room): là không gian có tường bao quanh. Hoặc sử dụng một dải phân cách như một chiếc hộp. Loại văn phòng này chỉ có thể giao tiếp với thế giới bên ngoài thông qua hệ thống cửa.

Mục đích của văn phòng mở

Mục đích của hình thức không gian làm việc mở này ít thay đổi trong quá trình hình thành và phát triển.

• Đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên: Giờ đây, mỗi nhân viên có thể giao tiếp và tương tác với nhau dễ dàng hơn thay vì ngồi sau những bức tường đóng kín. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết trong công ty và các đơn vị dịch vụ.
• Nâng cao hiệu quả công việc và giảm chi phí của công ty: giao tiếp với nhân viên có lợi cho việc cải thiện hiệu suất công việc. Việc có thể trao đổi nội dung không tốn nhiều thời gian và công sức, điều này giúp công ty tiết kiệm rất nhiều chi phí.
• Thuận tiện cho người quản lý trong việc quan sát nhân viên: do không có quá nhiều tường, vách ngăn nên người quản lý có thể theo dõi quá trình làm việc của tất cả nhân viên. Từ nay trở đi, những việc riêng tư, những cuộc trò chuyện riêng tư hoặc những nhân viên làm việc không đúng chuyên môn, chức năng của mình có thể bị hạn chế.

Xem thêm: Dịch vụ thuê văn phòng Trần Duy Hưng

Đặc điểm của thiết kế văn phòng mở

Đối với văn phòng, thiết kế văn phòng mở sẽ có những đặc điểm cần thiết sau:

Giới hạn số lượng phòng riêng

Tường, vách ngăn và hệ thống cửa sẽ được dỡ bỏ hoặc giảm thiểu. Điều này tạo nên một không gian rộng rãi, thoáng mát cho người sử dụng. Trong thiết kế văn phòng mở, các yếu tố ngăn cách như tường, vách ngăn, cửa ra vào… sẽ được loại bỏ càng nhiều càng tốt.

Hạn chế các vách ngăn

Các phòng kín hoặc riêng sẽ được giảm thiểu. Văn phòng riêng được thiết kế chỉ dành cho những bộ phận, dịch vụ đòi hỏi tính chuyên nghiệp, kỹ lưỡng, bảo mật hoặc có tính tập trung cao như kế toán, nhân sự, dịch vụ khách hàng…

Sử dụng vách ngăn trong suốt

Sử dụng các loại vách ngăn, tấm, vách kính đa dạng. Trong khi thiết kế văn phòng có không gian mở ưu tiên thông gió. Tuy nhiên, vẫn cần có khoảng cách ngăn cách giữa các dịch vụ hoặc giữa các chỗ ngồi của nhân viên. Những vật liệu như tấm, vách ngăn gác lửng hay vách kính được lựa chọn thay cho những bức tường ngột ngạt.

Giao tiếp dễ dàng giữa các nhân viên

Bằng cách sử dụng vật liệu ngăn cách trên, nhân viên văn phòng có thể dễ dàng nhìn thấy nhau. Và tìm hiểu xem đồng nghiệp của bạn đang làm gì. Lúc này việc liên lạc, trao đổi công việc trở nên thuận tiện hơn.

Tối ưu hóa không gian văn phòng

Không gian công cộng rộng rãi, do có thiết kế đặc biệt nên văn phòng mở gần như là không gian chung. Tại đây nhân viên có thể cùng nhau làm việc, vận hành và trao đổi công việc khi cần thiết.

Ưu và nhược điểm của văn phòng mở bạn nên biết

Với bất kỳ thiết kế văn phòng nào, đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Bạn nên tham khảo những ưu/nhược điểm của thiết kế văn phòng mở để xác định xem nó có phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty bạn hay không.

Ưu điểm

Đối với doanh nghiệp

• Văn phòng mở giúp công ty tối ưu hóa chi phí vì không cần thành lập nhiều phòng, ban riêng biệt mà tận dụng không gian rộng rãi để tạo không gian làm việc.
• Tối ưu hóa chi phí mua sắm trang thiết bị, nội thất văn phòng cho từng bộ phận. Đối với văn phòng mở , thiết bị có thể được chia sẻ. Ngoài ra, thiết kế văn phòng mở có ít tiện nghi hơn thông thường, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vệ sinh, bảo trì.
• Văn phòng mở dễ dàng theo dõi và quản lý, không gian văn phòng mở cho phép lãnh đạo các cấp dễ dàng theo dõi hoạt động và tiến độ công việc của nhân viên.
• Văn phòng mở mang đến không gian thoáng đãng, tràn ngập ánh sáng tự nhiên và không khí lưu thông, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho mọi người.
• Thiết kế văn phòng mở cho phép doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh diện tích, địa điểm làm việc. Điều này đảm bảo một không gian làm việc linh hoạt, phù hợp với quy mô của công ty trong từng thời kỳ.

Đối với nhân viên

• Văn phòng mở được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác và giao tiếp giữa các nhân viên. Sự phối hợp giữa các bộ phận cũng đẩy nhanh tiến độ công việc.
• Giúp nhân viên làm việc linh hoạt và tiết kiệm thời gian đi lại khi có nhu cầu làm việc, phối hợp với các nhóm hoặc bộ phận khác.
• Văn phòng mở giúp tăng khả năng sáng tạo của nhân viên và tăng năng suất.
• Không gian mở giúp cải thiện sức khỏe của nhân viên, giảm sự bừa bộn trong phòng kín và cải thiện sức khỏe, từ đó tăng năng suất.

Nhược điểm

Đối với doanh nghiệp

Đối với các vấn đề pháp lý của công ty, do không có không gian riêng tư trong văn phòng mở nên một số thông tin bí mật có thể bị lộ, nên cần hết sức cảnh giác.

Đối với nhân viên

• Làm việc với nhiều bộ phận khác có thể cản trở sự tập trung và nhân viên có thể bị phân tâm bởi tiếng ồn xung quanh. Đặc biệt, công việc đòi hỏi sự yên tĩnh có thể làm giảm hiệu quả công việc.
• Nhân viên dễ mắc các bệnh truyền nhiễm vì làm việc trong môi trường thông thoáng tạo điều kiện cho vi khuẩn lây lan và phát triển nhanh chóng, đặc biệt là các bệnh về đường hô hấp.
• Không gian cá nhân của nhân viên sẽ bị hạn chế, người khác sẽ dễ dàng nhìn thấy màn hình máy tính của họ và mọi hoạt động sẽ bị theo dõi liên tục, điều này càng tạo thêm áp lực cho họ.

Bên cạnh những ưu điểm rất lớn, thiết kế văn phòng mở cũng có một số nhược điểm cần được quan tâm.

Dịch vụ tư vấn thuê văn phòng uy tín

Maison Office là một trong những công ty tư vấn cho thuê văn phòng Hà Nội và TP.HCM. Maison Office có đội ngũ chuyên gia, tư vấn viên có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, đã đồng hành cùng hàng nghìn công ty trong việc tìm kiếm và thuê văn phòng.

Maison Office luôn nắm bắt và cập nhật những thay đổi nhanh nhất về giá thuê văn phòng cũng như các tòa nhà văn phòng sẵn có tại Hà Nội và TP.HCM, đồng thời có sự hiểu biết sâu sắc về tình hình thị trường, đảm bảo hỗ trợ khách hàng đàm phán hợp đồng và cập nhật cho họ dịch vụ tốt nhất, cả về giá cả, phí và điều kiện cho thuê. Maison Office sẽ hỗ trợ khách hàng bằng sự trung thực và tận tâm.

Liên hệ ngay với Maison Office để được tư vấn miễn phí và cập nhật thêm thông tin thuê văn phòng!

Thông tin liên lạc:

• Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, P.4, Quận 3, TPHCM
• Văn phòng Hà Nội: 170 Trần Duy Hưng, P. Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
• Email: info@maisonoffice.vn
• Điện thoại: 0988902468
• Website: https://maisonoffice.vn

Trên đây là bài viết chia sẻ đến bạn văn phòng mở là gì cũng như những lợi ích khi xây dựng hay thuê văn phòng theo hình thức này. Hi vọng những thông tin này hữu ích với bạn đọc.